انتخاب شاخص کلیدی عملکرد مناسب و متناسب با نیاز و اهداف مدیران و تصمیم گیران یکی از مهمترین نکات در طراحی داشبوردهای هوش تجاری میباشد. در دو مطلب قبلی به اهمیت شناسایی مخاطبان و نیازهای آنها پرداختیم. در این مطلب به قدم سوم که انتخاب شاخص‌های مناسب است میپردازیم.
گام سوم: شاخص کلیدی عملکرد مناسب انتخاب کنید.
عبارت شاخص کلیدی عملکرد (KPI) به مناسب‌ترین و بهترین اندازه‌ها و معیارهایی اشاره دارد که عملکرد سازمان را منعکس میکنند. KPIها براساس نیاز سازمان‌ها و اهداف و سیاست‌های آنها به روش‌های مختلفی محاسبه می‌شوند. شاخص‌ها از هر جنس و مربوط به هر نوع عملکردی (سود خالص، تعداد مشتریان، نرخ ریزش و ...) که باشند، هیچ شکی نیست که آنها قلب تپنده و معنادهنده‌ی هر داشبوردی هستند.
بیشتر اوقات، معیارهایی که شما قصد دارید در داشبورد نشان دهید و اندازه‌گیری کنید، در حال حاضر نیز توسط خود سازمان بررسی و مونیتور می‌شوند. در این صورت بهترین کار این است که درباره منبع داده، چگونگی محاسبه و نحوه مونیتور کردن آن سوالاتی را از دپارتمان‌های ذیربط بپرسید. 
اکثر دپارتمان‌ها بر اساس منابع داده‌ای که در اختیار دارند، یک شاخص را اندازه‌گیری میکنند، که این موضوع در آینده ممکن است مشکل ایجاد کند. یک شاخص کلیدی عملکرد باید از تعاریف استاندارد و مشخص شده‌ای پیروی نموده و از کلیه منابع داده‌ی موجود تغذیه شود. به عنوان مثال برای محاسبه شاخص فروش خالص در یک شرکت، دپارتمانی که به منبع داده‌ی برگشت از فروش دسترسی ندارد، مقداری متفاوت و غیرواقعی را محاسبه میکند. در صورتیکه برای محاسبه‌ی شاخص فروش خالص باید به داده‌هایی نظیر فروش، برگشت از فروش، انواع تخفیفات و هر آنچه که در فروش دخالت دارد، دسترسی داشته باشید.
شاخصهایی را انتخاب کنید که بیشترین مطابقت و وابستگی را با اهداف سازمان داشته باشند. نه اینکه شاخصهایی را در داشبورد قرار دهید که برای هیچ‌کس معنی و مفهموم واضحی ندارد. اگر به این نتیجه رسیدید که باید یک شاخص کلیدی عملکرد جدید را به داشبورد اضافه کنید و یا یکی از قدیمی‌ها را حذف کنید، با مدیران و تصمیم‌گیران مشورت کنید.
هر سازمانی در مقاطعی نیاز دارد که تمام داده‌ها را به جزئی‌ترین شکل ممکن آنالیز کند، اما این مورد نباید دلیلی برای این باشد که شما تعداد بیشماری شاخص در یک داشبورد قرار دهید. اگر شما جزئیات داده‌ها را در اختیار دارید، نباید حتماً برای تک تک آنها KPIی در داشبورد بگنجانید. تصور کنید که مدیر دپارتمان منابع انسانی یک سازمان، صبح به محض دیدن داشبورد، فریاد میزند که
ای وای خدای من، درصد کارکنان چپ دست مجموعه به طرز نگران‌کننده‌ای افزایش پیدا کرده است. باید حتماً کاری انجام دهم.
در داشبورد منابع انسانی این سازمان، شاخصی قرار داده شده که هیچ کمکی به مدیر واحد مربوطه برای سنجش عملکرد نمی‌کند.
شما باید با تعامل و صحبت با کاربران نهایی و تصمیم‌گیران KPIهایی که مهم هستند را انتخاب کنید. یک داشبورد می‌تواند فقط شامل دو یا سه شاخص کلیدی عملکرد باشد که به طور واضح عملکرد سازمان را نشان میدهند و به طور مستقیم بر تصمیمات مدیران تأثیر می‌گذارند.
|
ایران کلیک اولین مجری تخصصی پیاده سازی کلیک ویو در ایران |
